Reiserichtlinie

6 Schritte, die dir beim Erstellen von Reiserichtlinien für deine Firma helfen

Wenn du zum ersten Mal den Auftrag erhältst, Reiserichtlinien für deine Firma zu erstellen, fragst du dich vielleicht, womit du beginnen solltest. Hier sind einige nützliche Tipps für den Anfang.

1. Definiere deine Ziele

Der erste Schritt ist eine klare Zielsetzung und das Festlegen von Prioritäten. Zu den grundlegenden Zielen jeder Reiserichtlinie gehören die Kostenkontrolle, mehr Sicherheit und das gesteigerte Wohlbefinden der Reisenden. Du solltest festlegen, wo genau dabei die Prioritäten deiner Firma liegen. Für manche Unternehmen gehören Mitarbeiterbindung und Personalanwerbung ebenfalls dazu, wenn sie Reiserichtlinien entwerfen.

„Als Erstes sollte definiert werden, wie die Zielsetzung der Richtlinien und des Reiseprogramms selbst lautet“, sagt Neil Hammond, Partner bei GoldSpring Consulting LLC, einer auf Travel Management spezialisierten Beratungsfirma. „Man sollte sichergehen, dass man wirklich versteht, warum man die Richtlinien erstellt und worin der künftige Nutzen bei jedem der einzelnen Punkte dieser Richtlinien liegt.“

2. Arbeite mit allen wichtigen Beteiligten zusammen

Du solltest alle wichtigen Beteiligten einbeziehen, um klare Zielsetzungen zu entwickeln und festzulegen, welche Art von Reiserichtlinien implementiert werden soll.

„Die Zusammenarbeit ist unbedingt notwendig, weil das Reiseprogramm nicht für sich alleine steht, sondern auch andere Abteilungen davon betroffen sein werden. Ihre Expertise sollte also mitberücksichtigt werden“, meint Jeanne Liu, Vizepräsidentin für Forschung bei der Global Business Travel Association (GBTA). Sie rät dazu, eine Arbeitsgemeinschaft der wichtigsten Beteiligten ins Leben zu rufen, die während des gesamten Entwicklungsprozesses der Reiserichtlinien mit Empfehlungen und Feedback zur Seite steht.

„Das Ganze sollte nicht isoliert passieren“, empfiehlt auch Hammond. „Um das Budget zu erstellen, ist die Unterstützung der Finanzabteilung notwendig. Die Personalabteilung kann wiederum am besten einschätzen, wie sich die Richtlinien auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken und wie die Firma dadurch für neues Personal attraktiv wird.“

Je nach Größe deiner Firma könnten auch die Rechtsabteilung, der Einkaufsleiter, die Sicherheits- oder Risikomanagerin und der Kreditkartenadministrator zu den wichtigen Beteiligten gehören.

„Alle diese einzelnen Teilbereiche sind in den Reiserichtlinien ineinander verwoben“, sagt Shauna Reker, Direktorin für neue Technologien, Travel Management & Zahlungslösungen bei der Reiseberatungsfirma Zulu Solutions. „Außerdem arbeitet man auch schon mit anderen Abteilungen zusammen, bevor man die Richtlinie finalisiert.“

Man muss die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter, die das Reiseprogramm schließlich nutzen werden, mit den Vorstellungen der Firmenleitung in Einklang bringen.

Jeanne Liu, GBTA

Hammond empfiehlt auch, eine kleine Gruppe von anderen Beteiligten, die mit der Buchung von Reisen für Führungskräfte oder ganze Abteilungen zu tun haben, zusammenzustellen und ihr Feedback einzuholen – ein nützlicher Schritt, wenn du damit beauftragt wirst, die ersten Reiserichtlinien in deiner FIrma zu erstellen. „Das kann eine sehr starke Gruppe sein. Solche Leute können enorme Unterstützung geben – oder auch ein enormes Hindernis darstellen, wenn sie nicht an diesem Prozess beteiligt werden“, sagt er.

3. Nimm Rücksicht auf die Firmenkultur

Wenn du Reiserichtlinien entwickelst, ist es wichtig, dass du die Organisationskultur in deiner Firma verstehst und dich an ihr orientierst, besonders wenn du noch recht neu im Unternehmen bist. So erreicht man „maximales Engagement der Mitarbeiter“, sagt Reker.

Die Richtlinien sollten sowohl die Zielsetzungen der Geschäftsführung als auch die Wünsche der Mitarbeiter rund um das Thema Reisen widerspiegeln. „Man muss die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter, die das Reiseprogramm schließlich nutzen werden, mit den Vorstellungen der Firmenleitung in Einklang bringen“, meint Liu.

Ein gutes Verständnis für die Firmenkultur, für die Zielsetzungen der Geschäftsführung sowie für die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter hilft dir dabei, festzulegen, welche Art von Reiserichtlinien implementiert werden sollte. Die drei grundlegenden Zugänge dabei lauten „offen“, „von Leitlinien gesteuert“ oder „vorgeschrieben“, erklärt Liu.

Offene Reiserichtlinien gestatten es den Reisenden, den Reiseanbieter, bei dem sie buchen, selbst auszuwählen – üblicherweise innerhalb eines bestimmten Preisrahmens. Von Leitlinien gesteuerte Richtlinien enthalten Empfehlungen für die Reisenden, es gibt jedoch keine Strafen, wenn diese nicht eingehalten werden. Bei vorgeschriebenen Richtlinien gibt es dagegen keine Graubereiche: Sie legen das Reiseverhalten und die Wahl der Anbieter fest und beinhalten auch Strafen bei Nichtbeachtung. „Hier gibt es keine Unschärfen“, meint Liu. Sie ergänzt, dass die unterschiedlichen Mitglieder der GBTA alle drei Arten von Richtlinien verwenden. Dabei ist nicht unbedingt entscheidend, wie hoch das Budget des jeweiligen Reiseprogramms ist. „Man findet das gesamte Spektrum“, sagt sie.

4. Schaffe praktische Grundlagen

Es gibt kein Universalrezept dafür, was die Richtlinien alles abdecken sollten. Reker empfiehlt, zunächst die Absichten zu klären. Dazu gehört auch die Frage, ob die Einhaltung des Reiseprogramms von der Geschäftsführung vorgeschrieben wird. Außerdem sollte man ein Inhaltsverzeichnis erstellen, um „ein besseres Nutzererlebnis“ zu ermöglichen.

Als allgemeine Faustregel ergänzt sie: „Man sollte die Richtlinien so konkret wie möglich formulieren.“ Liu rät ebenfalls, für jeden Schritt einer Reise „klar zu erläutern, was erwünscht ist und was nicht“ – von der Genehmigung über die Buchung und die Wahl des Anbieters bis zur Spesenabrechnung.

In der Praxis werden üblicherweise der Genehmigungsvorgang für Reisen und der Ablauf von Bezahlung und Rückvergütung umrissen sowie die erwünschten Buchungskanäle (Reisebüro, Online-Buchungssystem oder ein Travel-Management-Anbieter) definiert. Falls deine Richtlinien auch Reiseanbieter aus der Shared Economy erlauben, sollten alle diese Bereiche genau behandelt werden. Bei Airbnb und Uber gibt es zum Beispiel jeweils eigene Buchungsplattformen.

Die meisten Reiserichtlinien geben außerdem Anleitungen zur Nutzung von Firmen-Kreditkarten, zu internationalen Reisen und zu Reise- und Bewirtungskosten. Die Reise- und Bewirtungskosten sind dabei die mit Abstand wichtigste Kategorie, erklärt Reker. Hier sollte eine Liste der bevorzugten Anbieter für Flüge, Unterkünfte und Transporte über Land angeschlossen werden. Außerdem gehören zu diesem Bereich genaue Informationen darüber, welche Kosten für jede Kategorie von Anbieter erstattet werden – von Gepäckgebühren und Upgrades bei Flügen bis zu WLAN im Flugzeug und in Hotels.

„Es gehört einfach mehr dazu als wo und wie man eine Reise bucht“, sagt Reker. „Es sollte alles angesprochen werden, was auf der Reise passiert. Viele Firmen legen in ihren Reiserichtlinien fest, welche Kosten erstattet werden und welche nicht, und nennen jeweils Beispiele dafür.“

Reiserichtlinien müssen ein lebendiges Dokument sein. Wenn das funktioniert, werden sie auch regelmäßig verbessert.

Neil Hammond, GoldSpring Consulting LLC

Zum Beispiel entwerfen immer mehr Unternehmen Richtlinien für die Kombination aus privater Reise und Geschäftsreise – ein steigender Trend, der mit der Zunahme von Millennials in den Belegschaften einhergeht. Manche Firmen erlauben diese Kombination bei Rückvergütungen durch den Angestellten, andere gestatten es gar nicht. Erstere gewähren manchmal Zuschüsse für Ehegatten, Partner oder Familien.

5. Etabliere einen Kreislauf von Kommunikation und Feedback

„Sobald Richtlinien formuliert sind, ist ein Kommunikationsplan sehr wichtig, besonders dann, wenn es zuvor noch keine Reiserichtlinien gab“, sagt Reker. „Du brauchst eine Kommunikationsstrategie. Das ist üblicherweise nicht nur eine einzelne Mitteilung, denn man möchte schließlich alle Ebenen der Firma erreichen. Falls das Ganze neu für das Unternehmen ist, sollte man den Mitarbeitern ermöglichen, auch Fragen zu stellen und sich Klarheit über einzelne Bestandteile der Richtlinien zu verschaffen. All das ermöglicht ein Gleichgewicht und stärkt die Umsetzung der Richtlinien.“

Laufende Kommunikation ist wichtig, nicht nur dann, wenn die Richtlinien gerade eingeführt werden, bestätigt auch Liu: „Manches funktioniert und anderes noch nicht. Deshalb ist es wichtig, dass die Richtlinien angepasst werden können.“ Sie empfiehlt, auf kontinuierliche Feedback-Mechanismen zu achten, welche sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter einschließen. Dabei sollten jene Methoden eingesetzt werden, die in der Firma am besten funktionieren – seien es Intranet, Memos, Besprechungen oder soziale Medien.

Hammond ermutigt alle Travel Manager, einen Überprüfungsprozess direkt mit in die Reiserichtlinien aufzunehmen. „Reiserichtlinien müssen ein lebendiges Dokument sein“, sagt er. „Wenn das funktioniert, werden sie auch regelmäßig verbessert. Wenn im Dokument steht, dass es zumindest ein Mal pro Jahr überprüft wird, finde ich das eine sehr gute Idee.“

6. Lege einen Zeitplan für das Projekt fest

Lege einen gründlich ausgearbeiteten Zeitplan fest. „Das macht das Leben deutlich einfacher, wenn man zum ersten Mal Richtlinien erstellt“, sagt Reker.

Wie lange es tatsächlich dauert, um Reiserichtlinien zu verfassen, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehört, wie komplex die Richtlinien sind, wie schnell neue Initiativen in deiner Firma umgesetzt werden und ob du Unterstützung von einem TravelManagement-Anbieter oder einem externen Berater erhältst. Die Schätzungen von Reiseberatern dazu reichen von vier Monaten bis zu einem Jahr.

„Wenn alles glattgeht und du die Unterstützung aller wichtigen Beteiligten genießt, sollte es in vier bis sechs Monaten zu schaffen sein“, meint Reker.

Wichtig ist, von Beginn an klare Zielsetzungen zu haben, die wichtigsten Beteiligten in den Prozess einzubeziehen und einen kontinuierlichen Kreislauf von Kommunikation und Feedback zu schaffen. Wenn du das berücksichtigst, werden deine Reiserichtlinien eine gute Grundlage für ein firmenweites Reiseprogramm sein, das gleichzeitig zu den Zielen der Geschäftsführung passt und deine reisenden Mitarbeiter sicher und zufrieden macht.

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