Kosteneinsparungen

Wie Autodesk 900.000 US-Dollar an Ausgaben für Unterkünfte einsparte

Im ersten Jahr nach der offiziellen Genehmigung, Unterkünfte bei Airbnb zu buchen, hat Autodesk mit etwa 900.000 Dollar Einsparungen im Vergleich zu Hotelaufenthalten Maßstäbe gesetzt.

So ging es los: Im Jahr 2015 haben die Reiserichtlinien von Autodesk Mitarbeiter an eine Vielzahl bevorzugter Hotels auf der ganzen Welt verwiesen. Das ist ein Grund, warum Mark Papale, Manager Global Travel Operations bei Autodesk, nicht gedacht hätte, dass Reisende Airbnb für Geschäftsreisen nutzen würden. Aber als Airbnb immer häufiger auf Spesenabrechnungen auftauchte, nahm das Unternehmen eine Prüfung vor, die ergab, dass kürzlich 100.000 Dollar an Airbnb gefLossen waren

„Ich war überrascht“, sagt Papale. „Wir hätten einfach niemals gedacht, dass Leute auf Geschäftsreisen in Airbnb Unterkünften wohnen.“ Mit dieser Annahme dachte Papale wie viele andere Travel Manager. Auf Grundlage der Überprüfung, die die bestehende Nutzung zeigte, leitete Papale eine Vereinbarung in die Wege, um Airbnb in die offiziellen Reiserichtlinien von Autodesk zu integrieren.

Zum „Ja“ kommen: Es dauerte etwa ein Jahr, bis alle Fragen und Anliegen der Interessenvertreter zum Shared-Economy-Geschäftsmodell von Airbnb, Versicherungen und Haftungsaspekten sowie zur Datensicherheit zufriedenstellend beantwortet waren. „Der schwierigste Aspekt war die Zustimmung des Unternehmens“, sagt Papale. „Sowohl die Risiko- und die Rechts- und Personalabteilung als auch unsere Teams für Informationssicherheit mussten sich die Sache anschauen.“

Während des Prüfungsvorgangs verstärkte Airbnb den Fokus auf Airbnb für Geschäftsreisen und stellte eine Reihe von Produktverbesserungen vor – darunter ein Dashboard, mit dem die Sichtbarkeit der Reisenden und die Rechnungslegung ermöglicht wurden, sowie die Integration mit verschiedenen RisikomanagementAnbietern. Außerdem begann Airbnb damit, ganze Häuser und Wohnungen im Bestand zu identifizieren, um die Bedenken der Unternehmen hinsichtlich der Unterbringung von Mitarbeitern in gemeinsam mit dem Gastgeber genutzten Wohneinheiten auszuräumen. Diese Unterkünfte enthielten auch eine Reihe Ausstattungsmerkmale für geschäftliche Aufenthalte, zum Beispiel WLAN, einen für Laptops geeigneten Arbeitsplatz, 24-StundenCheck-in, Rauch- und Kohlenmonoxidmelder sowie Annehmlichkeiten, die Reisende normalerweise in Hotels erwarten, zum Beispiel Shampoo und Seife, Bügelbrett und Bügeleisen, Kleiderbügel, einen Fön und frische Handtücher und Bettwäsche.

Auch wenn auf Unternehmen fokussierte Produktverbesserungen und Management-Tools wichtige Aspekte im Überprüfungsverfahren waren: Entscheidend war die Integration mit dem Risikomanagement-Anbieter iSOS. „Die Sorgfaltspflicht ist der Grund für meinen Job“, sagt Papale. „Nur aufgrund der Integration mit iSOS konnten wir Airbnb überhaupt in unser Reiseprogramm aufnehmen. Das war eine gewaltige Sache für uns.“ Schließlich, sagt er, waren alle an der Entscheidung für die Nutzung von Airbnb beteiligten Akteure „so zufrieden, dass wir einen Schritt vorwärts machen konnten.“

Mark Papale, Autodesk’s Manager of Global Travel Operations

Der Start: Im März 2016 traten die offiziellen Reiserichtlinien, die Airbnb-Buchungen gestatteten, in Kraft. „Als wir grünes Licht hatten, war die Einrichtung einfach, mühelos und schmerzfrei“, sagt Papale. Nachdem eine unternehmensweite Benachrichtigung die Mitarbeiter darüber informiert hatte, dass Airbnb eine genehmigte Unterkunftsoption ist, und die Regeln dafür umriss, „begannen die Mitarbeiter sofort zu buchen“, sagt er.

Als wir grünes Licht hatten, war die Einrichtung einfach, mühelos und schmerzfrei.

Mark Papale, Autodesk

Die Regeln für Airbnb bei Autodesk sind ganz einfach: Reisende müssen für die Buchung das Airbnb-Portal nutzen; die Buchung muss privat sein – es sind keine mit dem Gastgeber gemeinsam genutzten Unterkünfte erlaubt; und die Kosten für die Airbnb-Buchung dürfen nicht höher sein als die aktuellen Hotel-Benchmarks im gleichen Markt. Im Hinblick auf die Regelung, dass gemeinsam mit dem Gastgeber genutzte Unterkünfte nicht gestattet sind, erklärt Papale: „Es ist nicht so, dass wir den Vermietern nicht trauen. Aber unsere Mitarbeiter reisen teilweise mit sehr teuren Geräten und Immaterialgütern, die wir schützen müssen.“

Einhaltungsprüfung: Die Buchung einer Unterkunft, die von Airbnb als für Geschäftsreisen geeignet eingestuft wurde, stellt praktisch die Einhaltung der Reiserichtlinien von Autodesk sicher, „aber diese Inserate sind nicht immer verfügbar“, sagt Papale. In solchen Fällen führt er eine manuelle Prüfung durch, um sicherzustellen, dass jede Airbnb-Buchung den drei maßgeblichen Regeln für die Nutzung entspricht.

„Ich bin im System als Travel Manager angemeldet, daher erhalte ich umgehend eine E-Mail, wenn jemand eine Reise mit Airbnb bucht“, erzählt Papale. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Inserat, den er oder sein Kollege im asiatisch-pazifischen Raum prüft, um sicherzustellen, dass es nicht um eine gemeinsam mit dem Gastgeber genutzte Unterkunft handelt und dass sie die Sicherheitsanforderungen von Autodesk erfüllt. Wenn ein Mitarbeiter eine gemeinsam genutzte Unterkunft bucht, kontaktiert Papale den Reisenden und fordert ihn zu einer Umbuchung auf.

Die manuelle Überprüfung der Compliance ist einfach und dauert nur ein paar Minuten. „Es ist ganz sicher keine Hirnforschung“, sagt Papale. „Ich klicke einfach den Link an und stelle sicher, dass es sich um keine gemeinsam genutzte Unterkunft handelt. Wenn es eine alleinige Nutzung ist und die Unterkunft gute Bewertungen hat, geben wir grünes Licht. Ich werde das zwei volle Jahre so halten und dann die Mitarbeiter Airbnb-Aufenthalte buchen lassen, ohne diese zu überprüfen“, fügt er hinzu. „Das muss ich dann nicht mehr, weil es in die Unternehmenskultur eingebettet sein wird.“

Einsparungen nachvollziehen und berechnen: Das Reiseteam von Autodesk verwendet eine Tabelle, um die Einsparungen zu verfolgen und zu berechnen. Sobald eine Airbnb-Buchung bestätigt ist, „vergleiche ich sie mit den aktuellen Hotelkosten in diesem Markt, einschließlich der niedrigsten Kosten“, sagt Papale. „Wir führen damit eine Echtzeit-Kontrolle der Hotelkosten in einer bestimmten Stadt zu diesem Zeitpunkt durch. Es ist ganz einfach und dauert nur zwei Minuten. Ich öffne einfach Concur, sehe mir den Preis an und halte ihn in der Tabelle fest.

„Das haben wir bei jeder einzelnen Airbnb-Buchung gemacht“, fügt er hinzu, „und so haben wir herausgefunden, dass wir im ersten Jahr fast 900.000 Dollar gespart haben.“

Ursprünglich hatten wir unserer Geschäftsführung gesagt, dass wir 100.000 Dollar pro Jahr sparen könnten. Uns war nicht klar, dass es so gut angenommen wird.

Mark Papale, Autodesk

Ein genauerer Blick auf die Einsparungen: Autodesk erzielt Einsparungen durch die Airbnb-Nutzung bei kurz- und langfristigen Geschäftsreisen, inklusive der Teilnahme an Konferenzen, Messen und Veranstaltungen sowie Arbeitsplatzverlagerungen, Offsite Meetings, Schulungen und Standortentwicklungen.

Laut Papale werden „80 bis 90 Prozent aller Airbnb-Buchungen für Einzelpersonen getätigt, und der Grund sind in der Regel die Kosten sowie der Wunsch nach Abwechslung.“ Er sagt, dass Reisende Airbnb buchen, um die hohen Preise in San Francisco, Boston und anderen wichtigen Städten für Geschäftsreisen zu entschärfen, die sowohl aufgrund der hohen Nachfrage und Preisspitzen entstehen als auch durch ausverkaufte Zimmer aufgrund von stadtweiten Tagungen.

„Wir hatten eine Gruppe von 10 bis 15 Mitarbeitern, die an der Tokyo Motor Show teilgenommen hat“, sagt Papale. „Sie alle haben jeweils einzelne Airbnb Wohnungen gebucht und damit dem Unternehmen viel Geld gespart, unter anderem wegen der üblichen Praxis von Hotels, während solcher Veranstaltungen die Preise zu erhöhen.“

Trend Teamreisen: Ob motiviert durch Kosteneinsparungen, den Wunsch nach einem etwas anderen Erlebnis oder aus sozialen Erwägungen – oder einem Mix all dieser Motive: Papale hat festgestellt, dass die Anzahl der Reisenden, die sich auf Geschäftsreisen für Autodesk eine Airbnb-Unterkunft teilen, steigt.

„Unsere Mitarbeiter haben die Art und Weise, wie sie reisen, verändert“, berichtet er. „Traditionell war es immer eine Person, ein Zimmer. Jetzt sehen wir, dass immer mehr Leute sich zusammenschließen, ein Haus mit vier oder fünf Schlafzimmern mieten und so eine ganze Menge Geld sparen. Auf diese Weise können Abteilungen ihre Budgets erweitern.“

Ein aktuelles Beispiel: Drei Reisende, die an einer Veranstaltung in San Francisco teilnahmen, haben sich eine Airbnb-Wohnung mit drei Zimmern geteilt, die insgesamt 1.472 Dollar gekostet hat. Papale beziffert die Kosten für drei separate Hotelzimmer für die Dauer der Veranstaltung auf etwa 5.775 Dollar, wodurch die Einsparungen für die Unterkünfte allein bei dieser Reise bei etwas über 4.300 Dollar liegen.

Ein weiteres Beispiel für Kosteneinsparungen bei Teamreisen: Papale hat ausgerechnet, dass die Hotelzimmer für ein Offsite-Meeting für acht Angestellte etwas mehr als 9.500 Dollar gekostet hätten. Die Reisenden beschlossen, ein großes Airbnb-Haus für das Offsite-Meeting für insgesamt etwa 4.500 Dollar zu buchen. „Diese eingesparten 5.000 Dollar wandern direkt in das Budget dieser Kostenstelle“, sagt Papale. Wie sie die Ersparnisse einsetzen, entscheiden sie selbst. Aber da wir als Unternehmen zurzeit auf Kosteneinsparungen setzen, könnten sie es verwenden, um jemanden auf eine kundenorientierte Unternehmung zu schicken.“

Wir stellen fest, dass sich immer mehr Leute zusammenschließen, ein Haus mit vier oder fünf Schlafzimmern mieten und so eine ganze Menge Geld sparen.

Mark Papale, Autodesk

Auch wenn die Einsparungen durch die gemeinsame Nutzung einer AirbnbUnterkunft von einer Gruppe signifikant sein können, entscheiden Reisende selbst, ob sie sich einen Gruppenaufenthalt wünschen. „Wir geben das nicht vor“, sagt Papale, „es liegt ganz bei ihnen.“

Die Teamgrößen decken ein breites Spektrum ab, von ein paar Leuten bis zu einer kleinen Gruppe. „Warum solltest du mit 14 Kollegen zu einem Offsite-Meeting fahren und in derselben Unterkunft wohnen?“, fragt Papale. „Ich weiß die Antwort nicht, aber sie machen es so. Haben sie es vorher gemacht und Doppel- oder Mehrbettzimmer gebucht? Wir wissen es nicht. Aber die neuen Richtlinien sind eine Lernerfahrung.“

Langzeitaufenthalte: Der Trend, dass Teams gemeinsam in Airbnb-Unterkünften anstatt in einzelnen Hotelzimmern wohnen, gilt auch für Langzeitaufenthalte.

„Was ich besonders wichtig und überraschend finde, ist die Nutzung von Airbnb für Langzeitaufenthalte“, sagt Papale. Bei rotierenden Schulungen in einer größeren Stadt „mieten wir Häuser oder Wohnungen für bis zu sechs oder sieben Monate am Stück, und in dieser Zeit wohnen wechselnd verschiedene Mitarbeiter dort.“

Die Einsparungen sind mit diesem Szenario signifikant. In einem Fall, als eine Airbnb-Buchung für knapp 20.000 US-Dollar im Firmen-Dashboard von Airbnb für Geschäftsreisen auftauchte, kontaktierte Papale den betrefenden Mitarbeiter, um mehr darüber herauszufinden. Der Mitarbeiter hatte eine Unterkunft mit mehreren Schlafzimmern in Asien von Juli bis November gebucht, um eine Reihe von Angestellten unterzubringen, die dort auf Fortbildung waren. „Die Hotelkosten für eine solche Buchung hätten sich auf 100.000 Dollar belaufen, während die Airbnb-Buchung 17.000 Dollar gekostet hat – eine Einsparung in Höhe von 83.000 Dollar“, rechnet Papale vor.

„Wir stellen auch einen großen Anstieg von Langzeitaufenthalten in Städten wie Neuenburg in der Schweiz fest, wo wir ein großes Finanzzentrum haben“, fügt er hinzu. „Das passiert in der Regel, wenn wir neue Standorte ausbauen und Projektmanager oder ganze Teams hinzukommen. Sie kommen langfristig in diesen Wohnungen unter und es funktioniert großartig. Ich habe mit mehreren von ihnen gesprochen und sie wohnen viel lieber drei oder vier Monate in einer Airbnb-Unterkunft als in einem Hotel.“

Offenbarungen: Papale gibt offen zu, dass ihn das Volumen und die Vielfalt der Airbnb-Buchungen überrascht haben: „Ich hätte nicht geglaubt, dass wir [Airbnb] so intensiv nutzen würden. Ursprünglich hatten wir unserer Geschäftsführung gesagt, dass wir 100.000 Dollar pro Jahr sparen könnten. Uns war nicht klar, dass es so gut angenommen wird.“

Im Vergleich zum gesamten Hotelvolumen von Autodesk im Jahr 2016 sind die Einsparungen in Höhe von 900.000 Dollar aus dem ersten vollen Jahr der genehmigten Nutzung von Airbnb „zwar nicht riesig, aber wesentlich höher als wir gedacht hätten. Und der Effekt ist auch globaler, als wir vermutet hätten“, sagt er.

Zwar sind die meisten Reisen bei Autodesk Inlandsreisen, doch Airbnb-Buchungen schließen einen großen Anteil internationaler Reisen ein. „Ich war überzeugt, dass jeder unserer Mitarbeiter, der nach San Francisco reist, eine Airbnb-Unterkunft buchen würde. Aber ich habe nicht erwartet, dass dieses Angebot auf der ganzen Welt genutzt werden würde, mit der Ausnahme von China und Indien, wo es sich noch in der Anfangsphase befindet“, so Papale. „Reisende nutzen Airbnb in Europa, Kanada und überall in den USA. Es ist ziemlich erstaunlich. Ich habe Verkäufer, die Airbnb Woche für Woche in Mexiko nutzen.“

Autodesk hat zwar keine Zufriedenheitsumfragen zur Airbnb-Nutzung durchgeführt, doch wenn man sich laut Papale die Liste der Mitarbeiter ansieht, die Airbnb nutzt, „dann gibt es eine Vielzahl von Wiederholungsbuchern“ unter den verschiedenen Mitarbeitertypen, vom Vertrieb über das Personalwesen bis hin zu Designern und Programmierern.

Möglichkeiten: Autodesk arbeitet weiterhin mit bevorzugten Hotels zusammen und nutzt diese auch. Im Jahr 2016 wurden mehr als 90 Prozent der Hotelausgaben in Höhe von 10,7 Millionen Dollar in mehr als 52.000 Zimmer in traditionellen Hotels investiert. Im gleichen Zeitraum gaben Mitarbeiter 322.000 Dollar für 3.570 Übernachtungen in Airbnb-Unterkünften aus, die in traditionellen Objekten ungefähr 900.000 Dollar mehr gekostet hätten.

Papale sagt, es sei schwer vorherzusehen, ob Autodesk in den kommenden Jahren eine verstärkte Annahme und zusätzliche Einsparungen durch Airbnb-Nutzung beobachten werde. Für das Jahr 2017 „sehen wir mehr Buchungen als im Jahr davor. Wir sehen auch, dass die Hotelkosten in Schlüsselmärkten dramatisch gestiegen sind. Ich gehe davon aus, dass der Marktanteil von Airbnb steigen wird, solange die Hotels mit dieser Preispolitik fortfahren.“

Erkenntnisse: Auf Branchenkonferenzen hört Papale häufig von Mitstreitern: „Wir nutzen Airbnb überhaupt nicht.“ Wenn er auf seine eigene Skepsis bezüglich der Nutzung von Airbnb bei Autodesk zurückblickt, dann denkt er: „Wenn sie das prüfen, dann werden sie feststellen, dass sie es doch nutzen. Sie sollten vermutlich genau hinsehen, ob sie bei dieser Aussage bleiben wollen.“

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