So frischte Box sein geschäftliches Reiseprogramm auf

Airbnb for Work: Wie seid ihr vorgegangen, um die seit 2016 geltende geschäftliche Reiserichtlinie von Box zu aktualisieren?

Rachel Ersted: Wir sind die Sache von drei Seiten angegangen. Zuerst haben wir sie gestrafft, damit wir die Ausgaben kontrollieren und trotzdem eine angenehme und effiziente Erfahrung ermöglichen konnten. Dann war es wichtig, dass alle Mitarbeiter von den Neuigkeiten erfuhren. Dafür holten wir uns die Führungskräfte ins Boot, die für die Einhaltung der Richtlinie sorgen sollten. Dazu kam, dass wir im Grunde zwei Richtlinien hatten, eine für den EMEA-Wirtschaftsraum (also Europa-Arabien-Afrika) und eine für die Vereinigten Staaten. Das stiftete Verwirrung. Daher war der dritte Schritt unseres Ansatzes, eine weltweite, allumfassende Richtlinie zu erstellen.

Welche internen Entscheidungsträger waren an der Aktualisierung beteiligt?

Das Kernteam, das hinter der neuen Richtlinie stand, war: unser Director of Shared Services, ein Schlüsselmitglied des Accounts-Payable-Teams, das unser Concur-System und unser Kostenmanagement verwaltet, der Treasurer und ich selbst.

Wie hat das Team zusammengearbeitet?

Zuerst ging jeder von uns vieren das Dokument für sich durch. Danach haben wir uns ein paar Mal zusammengesetzt und unser Feedback durchgesprochen. Wir hatten ein paar Themen, mit denen wir uns wirklich eine Ewigkeit auseinandergesetzt haben und wir waren uns auch nicht immer einig, aber Ende März 2016 konnten wir eine endgültige Neufassung unserer Richtlinie präsentieren, die sich zwar nicht stark von der ersten Version unterschied, aber viel klarer und globaler war.

Was wolltet ihr mit der Aktualisierung der Reiserichtlinie erreichen?

Unser erstes Ziel war es, sicherzustellen, dass wir unsere Mitarbeiter dazu motivierten, mehr auf die Ausgaben zu achten, um einen positiven freien Cashflow zu erreichen. Daher haben wir die Richtlinie so gestaltet, dass Budgets und Limits angemessen sind. Darüber hinaus war es uns auch wichtig, dass unsere Reisenden gerne für das Unternehmen unterwegs sind und den nötigen Komfort bekommen. Also wollten wir nicht allzu viele Einschränkungen haben.

Wir haben die Richtlinie so gestaltet, dass Budgets und Limits angemessen sind, wollten unsere Reisenden aber auch dazu antreiben, darüber nachzudenken, wofür sie das Geld ihres Unternehmens ausgeben.

Rachel Ersted, ehemalige Senior Treasury-Analystin bei Box
Bei der Ausarbeitung dieser Richtlinie und ihres Einführungsplans war es uns wichtiger, die Führungskräfte zur Einhaltung dieser Richtlinie zu bringen, als strenge Ausgabenobergrenzen festzulegen. Viele Probleme entstehen, wenn Mitarbeiter einfach nicht wissen, dass es eine Richtlinie gibt und sie nicht angemessen aufgezeigt wird.

Es kommt häufig vor, dass Richtlinien nicht eingehalten werden. Wie geht ihr bei Box damit um?

Wir sind zum wöchentlichen Gruppentreffen gegangen, das die Leiter aller Abteilungen abhalten, und haben dort unsere Richtlinie und ihre wichtigsten Punkte vorgestellt. Um jede Abteilung im gesamten Unternehmen zu erreichen, haben wir etwas mehr als einen Monat gebraucht. Jede Woche gingen wir zu ein paar Treffen und stellten uns vor eine große Mitarbeitergruppe, um zu sagen: „Hallo, das ist unsere Reiserichtlinie, wir antworten gern auf eure Fragen. Wir erwarten Folgendes von euch und liebe Vorgesetzte, ihr seid für die Einhaltung verantwortlich“. So konnte niemand behaupten, er habe nicht gewusst, wo die Richtlinie zu finden sei oder was sie beinhalte.

Das klingt nach einem sehr aufregenden Monat voller Herausforderungen.

Jeder hat seine eigene Art zu reisen. Es ist also schwer, es jedem recht zu machen. Das ist es, was ich gelernt habe. Man kann es nicht jedem recht machen.

Was habt ihr noch getan, um eure Geschäftsreisenden über die Reiserichtlinie zu informieren?


Wir haben eine interne Internetseite für Box namens Boxernet. Ich habe eine Website im Boxernet für Reisen und Unterhaltung erstellt, die etwa 15 Seiten an Informationen enthält. Dort kann man nachlesen, wie man eine Reise bei Box buchen soll, wo man Hilfe findet, wo man übernachten kann, wo man ein Auto mietet und welche Fluglinien bevorzugt werden. Sie umfasst jede Menge wertvolle Informationen. So haben wir auch unsere Partnerschaft mit Airbnb offiziell veröffentlicht. Wir hatten eine Seite über Unterkünfte, die einen riesigen Abschnitt zu Airbnb beinhaltet. Dort stand auch, wie man sich auf der Plattform registriert.

Haben sich diese Anstrengungen ausgezahlt?

Dass wir all diese Informationen zur Verfügung gestellt hatten und die Mitarbeiter wussten, dass es sie gab und wo sie zu finden waren, war der Knackpunkt unserer neuen Richtlinie und brachte Führungskräfte dazu, sie bei ihren Mitarbeitern durchzusetzen.

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