Reiserichtlinie

So überzeugst du dein Management von Airbnb für Geschäftsreise

Manchmal bedarf es ein wenig Nachhilfe, um die Unternehmensführung davon zu überzeugen, Airbnb für Geschäftsreisen in die offiziellen Abläufe zu integrieren – auch in Firmen, in denen die Mitarbeiter bereits ohne offizielle Regelung Airbnb für ihre geschäftlichen Reisen nutzen.

Doch mit einer Mischung aus ein wenig Einsatz und einer Prise Diplomatie kannst du deine Chefetage garantiert von den vielen Möglichkeiten überzeugen, wie eine Zusammenarbeit  mit Airbnb für Geschäftsreisen sowohl euren Mitarbeitern als auch der Firma nützen wird.

Zunächst einmal „geht es um Due Diligence“, sagt Robert Langsfeld, Berater und Gründer von The Corporate Solutions Group, einem Travel-Management- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Langsfeld empfiehlt allen, die Airbnb für Geschäftsreisen gerne in ihrer Firma integriert sehen würden, Daten zu aktuell anfallenden Reisekosten, Feedback von Mitarbeitern und Unterstützung von Kollegen (innerhalb und außerhalb der Firma) zu sammeln, um der Unternehmensführung so überzeugende Fakten präsentieren zu können.

Langsfeld rät Travel Managern, zunächst das Online-Buchungssystem der Firma, das etwaige TravelManagement-Unternehmen und die Firmen-Kreditkartenabrechnungen heranzuziehen, um die derzeitigen Buchungsdaten zu untersuchen. Damit lässt sich der Unternehmensführung präsentieren, wohin die Mitarbeiter am häufigsten reisen, wo sie übernachten und wie viel sie dafür jeweils bezahlen. Danach kann man als Travel Manager abschätzen, wo Unterkünfte auf Airbnb Einsparungen bringen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern könnten – alles wichtige Themen für Führungskräfte, die vertiefende Gespräche ermöglichen werden. Bei diesen Gesprächen ist es auch wichtig, Sicherheitsbedenken direkt anzusprechen, um Akzeptanz bei der Unternehmensführung zu erzielen.

Baue Unterstützung von unten her auf

In vielen Firmen nutzen die Mitarbeiter bereits ihre persönlichen Accounts, um Unterkünfte auf Airbnb für ihre geschäftlichen Reisen zu buchen, noch bevor Airbnb für Geschäftsreisen offiziell von der Firma verwendet wird. In vielen weiteren Unternehmen würden die Mitarbeiter gerne über Airbnb buchen, wenn sie für die Arbeit verreisen, wollen aber nicht riskieren, damit gegen interne Richtlinien hinsichtlich bevorzugter Anbieter von Unterkünften zu verstoßen. Travel Manager können die Akzeptanz von Airbnb für Geschäftsreisen bei der Chefetage deutlich erhöhen, indem sie die Erfahrungen, Meinungen und Entscheidungen dieser Mitarbeiter beim Reisen präsentieren und dabei die Nutzungsstrukturen und Einsparungspotenziale aufzeigen.

Bei Silvercar, einem Mobilitätstechnologie-Unternehmen, das Audi-A4-Mietautos anbietet, sorgte die bereits bestehende Nutzung von Airbnb für die Buchung von Geschäftsreisen durch die Mitarbeiter zu einem guten Teil dafür, die Unternehmensführung von einer offiziellen Partnerschaft mit Airbnb für Geschäftsreisen zu überzeugen. Kay Stroman, Chief Administrative Officer bei Silvercar, erzählt, dass Mitarbeiter und Berater des Unternehmens bereits jahrelang Reisen über Airbnb gebucht hatten, bevor Airbnb für Geschäftsreisen schließlich offiziell zum Einsatz kam.

„Silvercar hat eine recht junge Belegschaft“, sagt Stroman. Er schätzt das Durchschnittsalter auf 35 bis 40 Jahre. Die Firma verbindet außerdem eine Art „Blutsverwandtschaft“ mit Unternehmen wie Airbnb – auch das half dabei, die Führungskräfte bei Silvercar zu überzeugen. Immer mehr Mitarbeiter und Berater buchten über Airbnb und sorgten damit für eine Dynamik, die schließlich darin mündete, dass Airbnb für Geschäftsreisen offiziell Teil des Reiseprogramms und formell als Anbieter von Reisedienstleistungen für Silvercar akzeptiert wurde.

Wir hatten jede Menge Mitarbeiter, die in einer Unterkunft auf Airbnb übernachten wollten. Dieses Feedback gaben wir an unsere Führungskräfte weiter – und schließlich stimmten auch sie zu und gaben grünes Licht für die Implementierung in unseren Reise- und Spesenrichtlinien.

Stefanie Layne, Box

Box, ein Cloud-Content-ManagementUnternehmen aus Redwood City, Kalifornien, machte ganz ähnliche Erfahrungen. Einige leitende Angestellte waren zunächst zögerlich gegenüber Airbnb, sagt Stefanie Layne, Leiterin der Finanzabteilung und Stabschefin für den Chief Financial Officer. „Unser CFO übernachtete immer in Hotels“, erzählt sie. Darüber hinaus gab es auch nicht viel Unterstützung vom Einkaufsteam der  Firma. „Im Gegensatz dazu hatten wir aber jede Menge Mitarbeiter, die in einer Unterkunft auf Airbnb übernachten wollten“, sagt Layne. „Dieses Feedback gaben wir an unsere Führungskräfte weiter – und schließlich stimmten auch sie zu und gaben grünes Licht für die Implementierung in unseren Reise- und Spesenrichtlinien.“

Als Elena Warburton, Director of Global Travel bei RingCentral, einem CloudKommunikation-Anbieter, ihrer Unternehmensführung Airbnb für Geschäftsreisen vorstellte, „gab es auf jeden Fall einige skeptische Stimmen“, wie sie sagt. „Gleichzeitig wissen wir alle, dass Menschen ihre persönlichen Gewohnheiten auch zur Arbeit mitbringen – und dass Airbnb quasi minütlich an Beliebtheit zulegt.“ Warburton erzählt, dass sie bei ihrer Präsentation die bestehende Nutzung durch die Mitarbeiter hervorhob und Airbnb für Geschäftsreisen daher „als Möglichkeit, als Chance für Kosteneinsparungen“ positionierte.

Sie betonte außerdem, dass Reisende mit einer Unterkunft auf Airbnb auch einzigartige Erfahrungen und Erlebnisse machen können und sich dabei mehr wie Einheimische oder Anwohner an ihrem Reiseziel fühlen können – „und nicht nur als Touristen, als Besucher oder als Geschäftsreisende“. RingCentral nahm Airbnb für Geschäftsreisen 2016 offiziell in sein Reiseprogramm auf; die Anzahl der Mitarbeiter, die als Nutzer dafür registriert waren, wuchs in den ersten 12 Monaten von anfangs etwa 30 auf mehr als 185.

Präsentiere deinen Vorgesetzten Fakten

Falls das Feedback von Mitarbeitern und die bestehenden Nutzungsstrukturen von Airbnb noch nicht überzeugend genug sind, kann es für Travel Manager nützlich sein, eine Umfrage durchzuführen, um der Unternehmensführung statistische Argumente zu liefern. Scott Gillespie, Geschäftsführer bei tClara, einer Firma, die Unternehmen bei der Analyse und Bewertung von Reisedaten unterstützt, empfiehlt Travel Managern, eine Umfrage unter den Mitarbeitern durchzuführen. Damit lässt sich feststellen, welche Art von Unterkünften sie für ihre privaten Reisen nutzen und ob sie Reiseanbieter aus der Sharing Economy wie Airbnb klar bevorzugen. Die Präsentation solcher Ergebnisse bei der Chefetage bringt möglicherweise deren Zustimmung

„Es ist sehr sinnvoll, das Firmenmanagement direkt anzusprechen und ihm die Einstellung von Millennials zur Sharing Economy zu verdeutlichen“, sagt Al Mazzola, Director of Global Finance and Travel Services bei Sykes. „So sollte zumindest ein Bewusstsein dafür entstehen, wie die Beziehungen zu den jüngeren Mitarbeitern vertieft werden können.“

Sykes ist ein globales Unternehmen für Business Process Outsourcing, das 1977 gegründet wurde. Es bietet ein etwas traditionelleres Unternehmensklima als Silvercar, Box und RingCentral. Mazzola erzählt, dass seine Firma derzeit mit etwa 15 ihrer Mitarbeiter einen ersten Test von Airbnb für Geschäftsreisen durchführt. Damit sollen Feedback und Daten zu messbaren Effekten gewonnen werden, die die Nutzung von Airbnb auf Einsparungen bei den Reisekosten und die Zufriedenheit der Reisenden hat. Die Ergebnisse werden danach der Unternehmensführung präsentiert, um Airbnb für Geschäftsreisen zu einem offiziellen Bestandteil der Reiserichtlinien bei Sykes zu machen.

Robert Langsfeld von The Corporate Solutions Group meint, dass Führungskräfte, die Reisedienstleistungen von Sharing Economy Anbietern nicht aus eigener Erfahrung kennen, der Nutzung von Airbnb für Geschäftsreisen dann aufgeschlossener gegenüberstehen könnten, wenn Travel Manager die Ähnlichkeiten zwischen Airbnb und traditionelleren Übernachtungsangeboten wie etwa Langzeitunterkünften oder ApartmentHotels aufzeigen.

„Unterkünfte, die sich mehr wie ein Zuhause anfühlen, gab es ja auch schon Mitte der 90er-Jahre“, sagt Langsfeld. Damals wurden Firmen wie Extended Stay America gegründet. „Dieses Produkt ist einigen Führungskräften sicherlich vertrauter, und Travel Manager können sich vergleichend darauf beziehen. Das Konzept, dass Reisende sich einfach behaglicher fühlen sollen, wenn sie unterwegs sind, ist sicher eine gute Möglichkeit, um Unterstützung zu generieren.“

Zeige Möglichkeiten für Einsparungen auf

Falls sich deine Vorgesetzten von Mitarbeiter-Feedback und anderen Fakten noch nicht vollends überzeugen lassen, dann kann es hilfreich sein, sich auf Beispiele für Einsparungsmöglichkeiten durch die Nutzung von Airbnb für Geschäftsreisen zu konzentrieren. Dafür sind exakte und umfassende interne Buchungsdaten sowie die Präsentation von zuverlässigen externen Forschungsergebnissen nützlich, welche die Preisunterschiede zwischen Reiseanbietern aus der Sharing Economy und Hotels demonstrieren. Travel Manager, die Airbnb für Geschäftsreisen gerne in ihre Reiserichtlinien aufnehmen würden, können damit überzeugende Fakten für echte Einsparungsmöglichkeiten auf den Tisch legen.

„Wir sehen durch die Nutzung von Reisedienstleistungen aus der Sharing Economy ein enormes Potenzial für Unternehmen“, sagt Langsfeld. „In Städten wie San Francisco oder Boston etwa sind die Hotelpreise astronomisch. Airbnb kann für eine Firma, die ihre Ausgaben für Reisen in beliebte Städte senken möchte, sehr wertvoll sein.“

Und Mazzola ergänzt: „Es ist ganz einfach, den durchschnittlichen Preis für eine Unterkunft auf Airbnb zu ermitteln und diesen mit den Durchschnittspreisen für dieselbe Stadt zu vergleichen, die das Unternehmen bisher bezahlt hat – und dann die Preise der nächstgelegenen 3- oder 4-Sterne-Hotels heranzuziehen. Ich würde jede Wette eingehen, dass die Preise bei Airbnb fast immer niedriger liegen.“ Mazzola empfiehlt, für formellere Untersuchungsergebnisse auf Berichte von Smith Travel Research, einem globalen Experten für Unterkunftspreise und -trends, zurückzugreifen.

„Bei Airbnb findet man wirklich tolle Angebote. Je mehr unser Volumen steigt, desto mehr ermutigen wir unsere Mitarbeiter, Airbnb zu nutzen – und desto mehr Einsparungen kommen dabei zustande.“

Kay Stroman, Silvercar

Travel Manager, die Airbnb für Geschäftsreisen bereits in ihrem Unternehmen integriert haben, berichten regelmäßig, dass sich dadurch Einsparungen von 20 bis 40 Prozent im Vergleich zu Übernachtungspreisen in geeigneten Hotels erzielen lassen.

Auch bei Silvercar stellt man bereits Einsparungen fest – und erwartet noch weitere, da sich immer mehr Mitarbeiter mit ihrer geschäftlichen EMail-Adresse bei Airbnb für Geschäftsreisen registrieren „Unternehmensweit betrachtet reisen wir ganz schön viel herum“, sagt Stroman. „Bei Airbnb findet man wirklich tolle Angebote. Je mehr unser Volumen steigt, desto mehr ermutigen wir unsere Mitarbeiter, Airbnb zu nutzen – und desto mehr Einsparungen kommen dabei zustande.“

Sprich Sicherheitsbedenken an

Manche Führungskräfte könnten wegen Sicherheitsbedenken zögern, eine Partnerschaft mit Airbnb für Geschäftsreisen einzugehen, besonders wenn es darum geht, die Mitarbeiter zu schützen und das Risiko der Firma zu managen.

Als man bei Box überlegte, Airbnb für Geschäftsreisen in die Reiserichtlinien aufzunehmen, „mussten wir viel über Sicherheit sprechen“, erzählt auch Stefanie Layne. „Es war gar nicht so einfach, sich über die Vorgänge klar zu werden und Duty-of-Care-Aspekte außerhalb unseres eigenen Reiseportals zu managen. Wir mussten bei unserer Geschäftsführung erst das Vertrauen herstellen, dass wir unsere Mitarbeiter im Fall des Falles wirklich jederzeit finden und erreichen könnten. Airbnb hat uns aber großartig dabei unterstützt, das Thema Sicherheit zu behandeln.“

„Sicherheit muss thematisiert werden“, bestätigt Al Mazzola. „Das ist ein sehr legitimes Anliegen. Aber sobald man sich selbst über die Möglichkeiten von Airbnb für Geschäftsreisen informiert hat und weiß, wie man es integrieren kann, hat man normalerweise auch gute Argumente zur Hand, die man der Unternehmensleitung präsentieren kann.“

Travel Manager können ihren Führungskräften also überzeugend und zuversichtlich darlegen, wie Airbnb sich das Vertrauen seiner weltweiten Community verdient und dabei für deren Schutz und Sicherheit sorgt. Das zuverlässige Airbnb-Team für Vertrauen und Sicherheit besteht aus einer Reihe von unterschiedlichen Experten wie Mitarbeitern, Technikern, Datenwissenschaftlern, Produktmanagern, Designern, Kontaktpersonen für Strafverfolgungsbehörden, Krisenmanagern und Spezialisten für Opferschutz, die bei Bedarf rund um die Uhr reagieren können.

Zusätzlich stehen Airbnb zahlreiche Experten in den Bereichen Policy, Datenschutz, Cybersicherheit, Versicherungswesen und Betrugsbekämpfung zur Seite. Airbnb für Geschäftsreisen bietet außerdem Verflechtungen mit vier Duty-of-CareAnbietern an, darunter iSOS, WorldAware, UnitedHealthcare Global und Anvil. Falls deine Firma bereits mit einem dieser Anbieter zusammenarbeitet, werden Duty-ofCare-Anforderungen bei AirbnbBuchungen somit gleich berücksichtigt.

Sprich also Sicherheitsbedenken bei Führungskräften direkt an, zeige Möglichkeiten für Einsparungen auf und präsentiere die Erfahrungen, Meinungen und Reiseentscheidungen von Mitarbeitern, die Airbnb bereits nutzen. So kannst du sicher überzeugend darlegen, warum es eine gute Idee wäre, Airbnb für Geschäftsreisen offiziell ins Reiseprogramm deiner Firma aufzunehmen.

Für dich empfohlene Inhalte

Bist du bereit, loszulegen?

Mach es Unternehmen wie Salesforce, Hyundai und PayPal nach und nutze auch du Airbnb for Work.

Loslegen