Reiserichtlinie

Neu im Reisemanagement? 5 Tipps für einen leichten Einstieg

Die Reisekosten niedrig und die Zufriedenheit der Mitarbeiter hoch zu halten, muss nicht zwangsläufig eine Belastung sein

Viele, die sich um das Reisemanagement kleiner und mittlerer Betriebe kümmern, wissen, wie schwer es ist, einen potenziellen Vollzeitjob nebenbei zu erledigen.

„Die Leute müssen mehrere Bälle in der Luft halten und ihre anderen Verantwortungsbereiche könnten überall verstreut sein“, sagt Jeanne Liu, Vizepräsidentin für Forschung der Global Business Travel Association (GBTA). „Sie arbeiten möglicherweise in der Personal-, Beschaffungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder einer anderen Abteilung. Ständig hören wir die Leute sagen ‚Das Reisemanagement wurde einfach so bei mir abgeladen – was soll ich jetzt tun?‘“

Das kann eine beängstigende Vorstellung sein, besonders da das Reisemanagement ein immer wichtigerer Job wird. Unternehmen haben nicht nur mit Budgetbeschränkungen, steigenden Reisekosten und begrenzter Verfügbarkeit an den wichtigen Geschäftszielen zu kämpfen, sondern auch die Bedenken in Bezug auf die Arbeitsmoral und Sicherheit der Reisenden nehmen ständig zu.

Trotz aller Herausforderungen muss das Senken der Kosten für Geschäftsreisen keine Belastung darstellen. Das kann auch zu einer sehr lohnenden Erfahrung werden. Wir haben fünf Tipps für die Verwaltung von Geschäftsreisen zusammengestellt, um dir den Einstieg zu erleichtern.

1. Setzte deine Perspektive auf Anfang

Vergiss nicht, dass das Reisemanagement nicht mit deinen anderen eventuellen administrativen Verantwortungsbereichen verglichen werden kann.

„Heutzutage übernimmt das Reisemanagement oft jemand aus der Beschaffungsabteilung, aber es ist viel einfacher Kopiermaschinen, Büromöbel und Schreibwaren zu organisieren als eine Reise zusammenzustellen“, sagt Andy Menkes, CEO und Vorsitzender von Partnership Travel Consulting. „Das Reisen hat seine eigenen Nuancen und Definitionen. Das kann man nicht einfach mit einer Excel-Tabelle abwickeln. Reisen ist auch mit vielen Emotionen verbunden. Nur ein Umzug ist für Mitarbeiter noch emotionaler.“

2. Passe dich an die Unternehmensziele an

Es ist wichtig zu verstehen, welche Ziele die Führungsebene für das Unternehmen gesetzt hat. So weißt du, wie du eine neue Reiserichtlinie für dein Unternehmen aufbauen sollst, sagt Michelle Moy, Global Strategy Practice Director beim Unternehmensberater TCG Consultig, der auf Reisemanagement spezialisiert ist.

„Du musst mit der Geschäftsführung besprechen, welche Richtung das Unternehmen eingeschlagen hat – werden wir neue Mitarbeiter aufnehmen, wollen wir weltweit expandieren, und wenn ja, wie bereiten wir uns darauf vor?“, sagt sie. „Die Reiserichtlinien müssen die allgemeinen Geschäftsziele des Unternehmens widerspiegeln.“

Je schneller du den Grundstein legen und ihn in die Unternehmenskultur integrieren kannst, desto besser.

Michelle Moy, TCG Consulting

Es ist besonders wichtig, grundlegende Reiserichtlinien oder -vorgaben innerhalb des Unternehmens festzulegen, wenn deine Firma gerade einen Wachstumsschub erlebt. „Reisende eines wachsenden Unternehmens benötigen mehr Anleitung“, meint Moy. „Je schneller du den Grundstein legen und ihn in die Unternehmenskultur integrieren kannst, desto besser. Wenn das Unternehmen wächst, wird die Angelegenheit komplexer und schwieriger zu steuern.“

3. Arbeite mit wichtigen internationalen Entscheidungsträgern zusammen

Da das Reisen so viele Aspekte der Geschäftsfelder deines Unternehmens berührt, müssen alle wichtigen Entscheidungsträger einbezogen werden.

„Bei Geschäftsreisen geht es nicht nur um die Finanzen“, sagt Robert Langsfeld, Berater und Gründer von The Corporate Solutions Group, ein Reisemanagement- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen. „Sie können rechtliche Folgen haben, ihre Mitarbeiter in Gefahr bringen und ihre Arbeitsmoral beeinträchtigen. Du musst dafür sorgen, dass alle notwendigen Personen an Bord sind.“

Binde zumindest den Finanzchef, deinen Leiter für Rechtsangelegenheiten und jemanden aus der Personalabteilung sowie deinen Einkaufsleiter mit ein. Wenn dein Unternehmen auch eine Sicherheitsabteilung hat, solltest du auch jeden miteinbeziehen, der dich in Bezug auf die Duty of Care und die Sicherheit von Geschäftsreisenden beraten kann.

„Diese Personen können dir dabei helfen, Antworten auf die wichtigsten Fragen zu finden“, sagt Langsfeld. „Wie können die Mitarbeiter am besten bezahlen? Welche Unternehmensebenen bekommen welche Vorteile? Welches Risiko geht das Unternehmen ein, wenn sich der Mitarbeiter an die Richtlinie hält und welches Risiko, wenn die Richtlinie übertreten wird?“

4. Bitte um Hilfe und Unterstützung

„Oftmals kümmern sich die Reisemanager kleiner Unternehmen alleine um die Organisation“, merkt Liu an. „Es kann viel bringen, sich an Personen in ähnlichen Situationen zu wenden und ihre Ratschläge und ihr Feedback einzuholen.“

Auch wenn die Kunst des Reisemanagements weder schnell noch einfach zu erlernen ist, können dir Organisationen wie die GBTA und die Association for Corporate Travel Executives besonders zu Beginn viel helfen. Beide halten Schulungen und Ressourcen für Personen mit jeglichen beruflichen Erfahrungshorizonten bereit und leiten jährliche und regionale Veranstaltungen. Diese Organisationen bieten ebenso wie Social-Media-Websites wie LinkedIn großartige Möglichkeiten, sich persönlich zu vernetzen oder online mit Kollegen zu beraten.

5. Sprich darüber

Sobald deine Reiserichtlinie in Kraft getreten ist, musst du sie deinen Geschäftsreisenden vorstellen, um ihre Einhaltung zu gewährleisten. Das unterstützt im Gegenzug deine zukünftigen Verhandlungen mit Reiseanbietern.

„Die meisten Mitarbeiter möchten sich richtig verhalten, aber sie brauchen klare Reiserichtlinien, die ihnen ausgehängt und mitgeteilt werden“, so Liu. „Wenn du dann Daten vorlegen kannst, die beispielsweise zeigen, dass deine Mitarbeiter bei bevorzugten Anbietern buchen, bist du in einer viel stärkeren Verhandlungsposition. Gleichzeitig erhältst du möglicherweise ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis, mehr Vorteile und Ausstattungsvorzüge für deine Reisenden.“

Selbst wer sich nur nebenbei und zeitweise um die Geschäftsreisen kümmert, kann von den Grundlagen des Reisemanagements profitieren und Maßnahmen setzen, um eine elementare Reiserichtlinie in sein Unternehmen aufzunehmen. Dies hilft dir, deinen reisebezogenen Arbeitsablauf zu vereinfachen und könnte zu Kostenersparnissen für dein Unternehmen und einer höheren Zufriedenheit unter deinen Geschäftsreisenden führen.

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